K-AI

Möchten Sie den Belegfluss zu Ihrer DATEV/Buchhaltung digitalisieren und sich vom Papierkarm verabschieden ?

Unser K-ai System ist die Lösung.

Als digitale Aushilskraft übernimmt K-ai die Belegdigitalisierung und das Papiermanagement mühelos.
Schluss mit der langwierigen Suche nach Belegen.
Dank intelligenter Texterkennung ermöglicht Ihnen K-ai, mit einer praktischen Volltextsuche Ihre Dokumenten aufzufinden,
das Rechnungscontrolling vereinfacht sich nun erheblich.
Zugleich bleiben Ihre Daten sicher auf Ihrem Server gespeichert und benötigen nur wenig Speicherplatz für die kompakten digitalen Dateien.
Kurzum: Mit K-ai optimieren Sie Ihr Büromanagement deutlich und sparen gleichzeitig Zeit und Platz.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente und senden diese nach DATEV.

Informationen sind nur dann nützlich, wenn Sie sicher darauf zugreifen können, wann immer
Sie sie benötigen. Und genau darum geht es heute im Büro. Hierbei ist es notwendig, dass alle
Mitarbeiter ohne große Schulungen intuitiv das System anwenden und unterstützen können.

K-ai ist deshalb die Lösung mit dem Sie alle Ihre Dokumente möglichst schnell und effizient
digital erfassen, speichern, verwalten, verfolgen und abrufen können.

Dazu haben wir unsere eigene Lösung K-ai entwickelt, die wir nicht nur in unserem Unternehmen
selbst einsetzen, sondern auch an unsere Kunden verkaufen, um endlich ein brauchbares und
bezahlbares Handwerkszeug zum Fest-Miet-Preis in der Basis Version ab 399,00€ zzgl. MwSt. für
den Mittelstand parat zu haben. In diesem All in Preis, sind die komplette Softwarelösung, Installation,
Einweisung und das dazugehörige Multifunktionsgerät beinhaltet.

Es gibt keine weiteren versteckten Nebenkosten! Ihre digitale Aushilfe zum günstigen Festpreis.

K-ai setzt sich in Ihrem Netzwerk zwischen Ihrem Abrechnungsprogramm/Warenwirtschaft und
Ihrer Buchhaltung DATEV und organisiert automatisch alle Ihre Dokumente, um diese in der
Buchhaltung direkt an den Buchungssatz zu übergeben.

Nutzen Sie künstliche Intelligenz im Büro-Alltag:

Effiziente Zeitersparnis mit K-ai.

Entdecken Sie, wie künstliche Intelligenz (KI) Ihren Büro-Alltag entlasten wird. Mit K-ai, unserer
Eigenentwicklung von Kaechelen, sparen Sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Kosten.

K-ai ist wie ein digitaler Mitarbeiter, der sich individuell auf Ihr Unternehmen anpasst und schnell
mitarbeitet. Er ist einfach, intuitiv erlern- und anwendbar.

Schnell und einfach Ihre Ablage digitalisieren.

Digitale Ordnerablage

Verabschieden Sie sich vom Dateinamen-Wirrwarr. Mit K-ai werden Ihre Dokumente Ihrer Projekte automatisiert und nach vordefinierten Regeln benannt und in Ihrem Netzwerk automatisch am richtigen Ort gespeichert. Einfach Taste drücken, scannen und fertig.

Prozessoptimierung

Automatische Scanoptimierung:

Sie scannen Dokumente? K-ai verbessert die Scanqualität, indem er Dokumente automatisch begradigt und in Leserichtung dreht, Falten, Flecken oder Lochränder entfernt und leere Seiten eliminiert. Je nach Ausbaustufe können Sie Ihre Dokumente zu Papier oder per E-Mail empfangen und automatisch in den jeweilig richtigen Prozess weiterleiten. Einfach und effektiv auf Knopfdruck.

Sie scannen auch Kassenbelege oder Quittungen?

K-ai spart Ihnen Zeit, indem er Nicht-DIN-Formate erkennt, automatisch zuschneidet und
begradigt und Belegweise separat speichert. Das Ergebnis sind gut lesbare, voll durchsuchbare
PDF-Dateien*, die direkt an das DATEV Kassenbuch übergeben werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung:

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsbearbeitung.
Mit K-ai prüfen Sie Ihre Eingangsrechnung digital, fügen Buchungsinformationen hinzu, geben sie zur Zahlung frei und behalten Ihre Skontofristen im Auge. Dank direkter Schnittstellen zu Ihrem ERP-System und DATEV, behalten Sie und Ihr Team stets den Überblick. Ohne lästiges
Durchforsten von Ordnern und Unterlagen.

Digitale Belegbearbeitung am Bildschirm, anfügen von Buchungsinformationen und Freigabe-Stempeln.

Prozessoptimierung mit Ihrem DATEV Steuerberater:

Übergeben Sie Ihre Belege noch in Papierform an Ihren Steuerberater?

Mit K-ai können Sie Ihre Belege digital an DATEV Belegverwaltung online übergeben.
Dadurch sparen Sie Zeit und haben jederzeit Zugriff auf Ihre Belege und warten nicht mehr auf die Rückgabe Ihres Buchhaltungsordners.

Dokumentenorganisation:

Schluss mit verschachtelten Ordnerstrukturen und nichts aussagenden Dateinamen!

Mit unseren K-ai können Sie in Ihren Dokumenten einfach nach Inhalten suchen und
finden – jederzeit und von überall, von wo Sie Zugriff auf Ihr Netzwerk haben.

Bereits über 70 verschieden Branchen im Einsatz und somit in der Praxis bestätigt:

Kostenreduzierung:

Durch die Automatisierung von Prozessen und den Wegfall von Papierdokumenten im Büro,
sparen Sie Zeit und Kosten für Schulungen, Support, Versand und die Aufbewahrung in Ordnern.

Produktivitätssteigerung:

Dank K-ai finden Sie Dokumente schnell und einfach.

Manuelle, fehleranfällige Prozesse werden automatisiert, Workflows werden transparenter und die
Teamarbeit wird verbessert. Die Effizienz Ihrer Büroabläufe, insbesondere in den Bereichen
Finanzbuchhaltung, Einkauf und Personalwesen, wird vereinfacht und damit gesteigert.

Zusammenarbeit:

K-ai verbindet alle Bereiche – ohne dass Ordner durch Ihr Unternehmen wandern.

Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente, egal ob im Büro oder unterwegs. Sie können Informationen und Aufgaben einfach mit Ihrem Team teilen.

Benutzerfreundlichkeit:

K-ai zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus.

Die Installation wird für Sie nach Absprache erledigt.

Die Administration der Akten- und Ablagestruktur ist selbsterklärend. Zudem arbeitet K-ai nahtlos
mit Microsoft Office zusammen und bietet eine einfache Volltextsuche in Ihrem Netzwerk.

Sicherheit & Datenschutz:

Wir legen großen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Deshalb liegen Ihre Belege und
Buchungsdaten revisionssicher im DATEV – Rechenzentrum, ideal für die Zusammenarbeit
mit Ihrem Steuerberater.

Verabschieden Sie sich von umständlichen und ineffizienten Arbeitsweisen. Entdecken Sie die
Vorteile der künstlichen Intelligenz von K-ai sowie Volltextsuche durch Ihre Dokumente für Ihr Unternehmen und nutzen Sie diese Potenziale zu Ihrem Vorteil im Büro-Alltag.

K-ai ist somit ihr neuer digitaler Mitarbeiter. Er ist immer hoch motiviert, voll belastbar und immer
verfügbar, und das zum festen Mietpreis inklusive Installation und Lieferung unabhängig der
Anzahl der PC Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen. Er kostet weniger, als eine Aushilfe.

Kontaktieren Sie uns, wir zeigen Ihnen live, wie einfach Sie mit K-ai Ihr Büro digitalisieren und
damit Ihren Büro-Alltag erleichtern werden.

Lernen Sie K-ai kennen, und sehen selbst, wie einfach das mit KAI geht.
Hier zum Demo-Termin mit K-ai.

K-ai ist bereits für viele Branchen verfügbar ! Nun auch für Rechtsanwälte.

beA – Das elektronische Anwaltspostfach:

Erfüllen Sie die Anforderungen der Gerichte mit unseren Lösungen.

Rechtsanwälte in Deutschland sind verpflichtet, ein elektronisches Anwaltspostfach (beA) zu nutzen.

Seit dem 01.01.2022 besteht eine generelle Nutzungspflicht, und alle Dokumente müssen elektronisch an Gerichte übermittelt werden.

Dabei müssen die zu übermittelnden PDF-Dokumente strengen und besonderen Vorgaben entsprechen, um von den Gerichten akzeptiert zu werden.

Mit K-ai werden PDF-Dokumente im beA-Standard erzeugt und Sie sind somit immer auf der sicheren Seite. Unsere Lösung stellt sicher, dass Ihre Dokumente den formalen Anforderungen der Gerichte entsprechen.

Erfüllen Sie mit Ihrer Kanzlei die beA-Standards. Übermitteln Sie Ihre Dokumente elektronisch an die Gerichte, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müssen.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere K-ai Lösung für das elektronische Anwaltspostfach (beA) zu erfahren.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie einfach das mit KAI geht.
Hier zum Demo-Termin

„K-AI hat uns in der Verwaltung unserer Kinder- und Jugendhilfeeinrichtung die Arbeit sehr erleichtert. Das zeitaufwändige Suchen nach Dokumenten und Belegen hat ein Ende, und das Rechnungscontrolling läuft jetzt fast von selbst.“

Seit ein paar Jahren arbeiten wir nun mit K-AI. Wir konnten im Laufe der Zeit feststellen, dass das System uns echt das Leben erleichtert. Es ist viel „Suchen“ nach Belegen einfach weggefallen. Auch das verschicken per Mail von Belegen ist eine wunderbare Erleichterung vom Arbeitsalltag. Das System ist so einfach aufgebaut und auch wirklich praktisch in der Umsetzung, dass wir es nun sogar Stück für Stück ausweiten für andere Arbeitsschritte und Prozesse. Für uns ist es ein rundumsorglos Packet geworden, welches wir nur weiterempfehlen können.

"Nach einigen Jahren im täglichen Gebrauch möchten wir uns für die Einrichtung für K-AI zusammen mit dem Sharp-Drucker bedanken. Die Einrichtung funktionierte ja schon zügig und problemlos, genauso wie Ihr Support bis heute. Aber vor allem die einfache und selbsterklärende Bedienung ist zu erwähnen. Dadurch finden sich auch unsere neuen User schnell im System zurecht. Also nochmals vielen Dank."

Unsere Erwartung an den Sharp Multifunktionsdrucker und -scanner wurden vollständig erfüllt. In Kombination mit dem Programm Filing Tool haben wir unseren ersten Schritt Richtung „Digitales Büro“ gestartet. Wir sind sehr zufrieden mit den einfach auszuführenden Funktionen und möchten unser Büro nach und nach weiter auf Digitalisierung umstellen. Die Firma Kaechelen steht uns für Rückfragen und weitere Erweiterungen stets zur Verfügung. Dafür möchten wir uns recht herzlich bedanken.

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